【美國綠卡相關】在台灣申請英文版出生證明3步驟完整指南|含翻譯範本、公證、複驗等流程分享

英文版出生證明申請攻略

在美國如果要申請綠卡,通常會需要提供英文版的出生證明,然而要申請什麼樣的文件才比較容易通過審核,在網路上眾說紛紜,因此我們決定參考已經拿到綠卡的友人建議,選擇最完整但也最麻煩的方式,順便把申請流程和經驗整理出來,分享給有需要的朋友參考唷~

PS.資訊更新:美國國務院在2024/3更新了關於台灣出生證明的規定,以中英文的戶籍謄本為主,但我爬文看了許多網友及律師的意見,還是會建議出生證明也一併提供,我們自己為求保險起見,戶籍謄本和出生證明都有申請以備不時之需,畢竟還是要以美國移民局和遇到的移民官的要求為主,大家可以自行取捨,這篇文章就當參考唷~最後感謝網友們的分享:)

為什麼需要申請英文出生證明?

英文版出生證明申請攻略

在許多國家申請移民或留學等各種身份時,都有可能會用到英文版出生證明,尤其聽說申請美國綠卡時會比較嚴格,但是到底所謂的出生證明是要用哪一份文件,其實我們也困擾了很久,看了許多網友的經驗分享,有人說用戶籍謄本,有人說要去醫院申請,也有人說要戶政事務所的出生證明才可以。(美國目前是以戶籍謄本為主,但仍建議準備出生證明書)

統整後發現,最多人分享的出生證明書還是戶政事務所申請的版本,但因為台灣的戶政事務所沒有提供英文版,所以需要另外經過翻譯+公證+複驗等程序,才是比較完整有效力的文件,當然如果可以的話每種文件都申請起來最保險XD,像我們就有申請中英文版的戶籍謄本+出生證明書。


不過還是要提醒大家~由於每個國家的規定、每個人的申請狀況、遇到的審核人員都不同,在文件審核上可能也會有所差別,建議還是以申請單位和律師的要求為主。然後可以趁著有回台灣時就先辦起來,以免審核期間突然被要求補文件,沒辦法馬上提供而影響到申請進度唷。

英文版出生證明兩種申請管道

英文版出生證明主要有兩種申請方式,分別是向出生醫院和戶政事務所申請,雖然戶政事務所的感覺比較保險,但兩種方式都有人用,這邊還是都介紹一下:

向出生醫院申請

英文版出生證明申請攻略

第一種方式是直接向你出生的醫院申請,每間醫院都有自己的申請流程和規定,建議直接打電話去詢問最快,通常可能會需要攜帶父母和本人的護照及身分證,有些可能還需要先準備戶政事務所的出生證明和戶口名簿等等,以醫院要求的文件為主。

不過常常會遇到的情況就是,醫院的出生紀錄可能只保留一定的年限,例如有些只保存十年,超過就無法申請,或者有些醫院或診所早已歇業,就更不可考了,這時候就只能選擇第二種方式囉。


向戶政事務所申請

英文版出生證明申請攻略

第二種就是到戶政事務所申請,任何一間戶政事務所都可以,不限出生地,只要帶著身分證去,說你要申請出生證明書即可,但他們只能提供中文版,所以要自己再去翻譯成英文版,後續我會說明~。

去戶政事務所時,記得順便把戶籍謄本英文版也申請起來喔,出生證明和戶籍謄本一起提供會比較保險。戶籍謄本又有分全戶謄本和部份謄本,國務院是寫要個人戶籍謄本,又有人說申請全戶比較好,我自己是兩種都有申請;記得還要有包含”詳細記事”的版本(有一種版本是”省略記事”),然後確認背面要蓋有戶政事務所的印章。

另外,不論是哪一種文件,我個人是建議中英文版本都一起申請,反正都跑一趟了,就都順便辦起來,以免回到美國就難辦囉XD。

英文版出生證明完整申請流程

不論是醫院直接開立的英文版出生證明,還是把戶政事務所的出生證明翻成英文版,最後都建議再經過法院公證+外交部複驗的程序,才是比較保險有效力的做法,流程說明如下:

英文翻譯

英文版出生證明申請攻略

在拿到戶政事務所開立的中文版出生證明後,首先要先翻成英文,如果怕麻煩或擔心翻錯,可以選擇花錢找專門的翻譯公司處理,或者也可以像我們一樣自行翻譯,這邊就分享我翻譯時的一些經驗及範本參考:

  • 原則上文件裡的所有內容都要照翻出來
  • 醫師的名字、”正字第”、”醫字第”這種,可參考外交部姓名英譯系統去翻
  • 地址即使有變動過也要用原本的舊地址,可參考郵局地址英譯系統去翻
  • 如果地址太舊翻不出來可參考郵局補充資料:地址英譯寫法村里文字巷中英對照
  • 有些欄位如果原本是空白就跟著留空白
  • 最後要註明翻譯的人是誰以及翻譯日期


我自己遇到的情況是,因為縣市合併造成地址英譯系統查不到,例如以前台中縣變成台中市,但是又必須依照舊的地址翻譯,所以我就另外對照郵局的地址英譯寫法來翻。然後如果有請翻譯人員就要註明對方的名字,像我是自己翻譯就寫自己的名字。

以下附上我的範本給大家參考,由於每個地方的出生證明可能會稍微長的不太一樣,所以我特別提供word檔,讓大家可以下載後再參考對照自己的版本自行修改喔!



文件公證

英文版出生證明申請攻略

完成英文翻譯後,為了要證明這份文件是合法的,接下來就要拿去公證,這時可以選擇找地方法院或是民間公證人事務所,我們是直接找離家裡最近的地方法院,流程如下:

  • 申辦地點:地方法院公證處
  • 申請費用:750元,這筆費用最多可申請五份,由於之後去外交部複驗需留存一份正本(公證處也要留但可以給影本就好),所以至少要申請兩份,也有人建議直接申請五份。
  • 準備文件
    1.出生證明(中文版+英文版都要帶喔)
    2.身份證+印章
    3.護照(父母的也可以帶著,以便核對名字翻譯)
    4.筆電及文件電子檔(這個只是建議攜帶,如果有問題才方便現場修改)

  • 所需時間:若文件沒問題當天現場就會給你


我們當天是直接過去,沒有等很久,法院的公證人聽到我是自己翻譯有點驚訝XD,然後還很認真的幫我看翻譯有沒有問題,確認沒問題後他就在文件上蓋章,整個流程大約半個小時左右就順利結束囉。


外交部複驗

英文版出生證明申請攻略

完成文件公證後,為了確保這份文件在國際上的效力,以及驗證公證人身份,就要到外交部進行複驗,外交部在台灣只有五個辦事處,分別在台北、台中、嘉義、高雄、花蓮,可以到外交部網站查詢各分點的地址和服務時間,流程如下:

  • 申辦地點:外交部辦事處
  • 申請費用:一般件400元,急件600元(是以件計費喔)
  • 準備文件
    1.已公證的中英文出生證明各兩份(自己一份,外交部留存一份)
    2.身份證正本+正反面影本
    3.護照正本+影本帶著備用
  • 所需時間:兩個工作天,急件一個工作天(可參考外交部說明


我們去外交部當天剛好超多人,辦理文件複驗的窗口又只有一個,所以等好久~實際處理的時間很快,但整個流程大約花了一個多小時,辦好之後還不能馬上拿到,他們會先給一份收據,上面會備註請於幾月幾號幾點之後帶著收據來領件,所以收據要保管好唷~

記得要預留時間回外交部領件,不要在回美國的前一兩天才去辦,以免時間上來不及安排,如果超過三個月沒有去領的話,文件就會被註銷。

最後拿到的文件總共會有三頁:第一頁是外交部複驗的文件證明書,第二頁是英文版出生證明,第三頁是中文版出生證明,這樣就是一份完整合法的英文版出生證明囉!

結語

英文版出生證明申請攻略

老實說原本想到要跑這麼多流程就覺得好麻煩,但是又想到萬一申請綠卡時因為出生證明而卡關,還得等我們一年回一次台灣時才能處理,就不知道要拖到什麼時候了~現在申請完之後覺得心裡的大石頭終於可以放下來,突然覺得其實沒有想像中的麻煩XD,也希望我把流程整理出來後,可以幫助到有需要的人唷:)

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